Boekings- en annuleringsbeleid voor groepen en evenementen

Voorwaarden van toepassing op groepen (minimum 10 kamers) en privé-, publieke of bedrijfsevenementen

1. Annuleringsbeleid

Dit beleid is van toepassing op groepsreserveringen vanaf 10 kamers en op elk privé-, publiek of zakelijk evenement. Elke volledige of gedeeltelijke annulering (vermindering van het aantal kamers of deelnemers) leidt tot kosten zoals hieronder vermeld:

Accommodatie

  • Tot 3 maanden voor aankomst: 10% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Tot 2 maanden voor aankomst: 30% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Tot 1 maand voor aankomst: 50% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Tot 14 dagen voor aankomst: 90% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Vanaf 14 dagen voor aankomst: 10% van het totaal aantal bevestigde kamers kan kosteloos worden geannuleerd. Daarbovenop geannuleerde kamers worden voor 100% aangerekend.

Evenement

  • Tot 3 maanden voor het evenement: 10% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Tot 2 maanden voor het evenement: 30% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Tot 1 maand voor het evenement: 50% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Tot 14 dagen voor het evenement: 100% van het geannuleerde bedrag wordt aangerekend

  • Vanaf 14 dagen voor het evenement: 10% van het totaal aantal bevestigde deelnemers mag kosteloos worden geannuleerd. Extra annuleringen worden voor 100% aangerekend.

2. Facturatievoorwaarden

Het gefactureerde bedrag stemt overeen met het totaal dat bij ondertekening van het contract werd overeengekomen. Dit bedrag kan worden aangepast op basis van extra diensten die tijdens het evenement op vraag van de klant worden geleverd.

Betalingsvoorwaarden:

  • 100% van het geraamde bedrag dient te worden betaald bij ondertekening van het contract

  • Bij niet-betaling behoudt het hotel zich het recht voor om de gereserveerde ruimten of kamers opnieuw toe te wijzen, zonder enige schadevergoeding

  • Voor elk privé-evenement is een geldige kredietkaart vereist als garantie, naast de vooruitbetaling

Bankgegevens:

  • BIC: GEBABEBB

  • IBAN: BE43 0017 4634 9301

  • BTW-nummer: BE 0598.803.962

  • Bedrijfsnaam: Van der Valk Hôtel Luxembourg

  • Referentie: LUX-xxxxxx

3. Extra kosten

Extra kosten die tijdens het evenement worden gemaakt, moeten onmiddellijk ter plaatse worden betaald vóór vertrek.

4. Gastenlijst

De volledige gastenlijst moet uiterlijk 15 dagen voor aankomst aan het hotel worden bezorgd in het volgende formaat:

NAAM | VOORNAAM | AANKOMSTDATUM | VERTREKDATUM