Groep- en evenement reserverings- en annuleringsbeleid

Voorwaarden van toepassing op groepen (minimaal 10 kamers) en op privé-, openbare of zakelijke evenementen.

Dit beleid maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden van het hotel en vult de sectie "Betalingen" aan. Voor elk punt dat hieronder niet uitdrukkelijk is geregeld, gelden de algemene voorwaarden van het hotel.

1. Annuleringsbeleid

Dit beleid is van toepassing op groepsreserveringen vanaf 10 kamers en op elk privé-, openbaar of zakelijk evenement. Elke volledige of gedeeltelijke annulering (vermindering van het aantal kamers of deelnemers) brengt kosten met zich mee die als volgt worden berekend:

Accommodatie

• Tot 3 maanden voor aankomst: 10% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Tot 2 maanden voor aankomst: 30% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Tot 1 maand voor aankomst: 50% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Tot 14 dagen voor aankomst: 90% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Minder dan 14 dagen voor aankomst: een tolerantie van 10% van het totale aantal bevestigde kamers kan nog worden geannuleerd zonder kosten, en dat tot de avond voor aankomst. Boven deze 10% tolerantie, of bij elke annulering gemeld op de dag van aankomst, wordt 100% van het bedrag in rekening gebracht.

Evenement

• Tot 3 maanden voor de datum van het evenement: 10% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Tot 2 maanden voor: 30% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Tot 1 maand voor: 50% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Tot 14 dagen voor: 100% van het geannuleerde bedrag wordt in rekening gebracht.

• Minder dan 14 dagen voor het evenement: een tolerantie van 10% van het totale aantal bevestigde deelnemers kan nog worden geannuleerd zonder kosten, en dat tot de avond voor het evenement. Boven deze 10% tolerantie, of bij elke annulering gemeld op de dag van het evenement, wordt 100% van het bedrag in rekening gebracht.

2. Facturerings- en betalingsvoorwaarden

Het gefactureerde bedrag komt overeen met het totaal zoals goedgekeurd bij de ondertekening van het contract. Dit bedrag kan worden aangepast op basis van extra diensten aangevraagd door de klant en geleverd door het hotel tijdens het evenement. De prijzen zijn in euro's, inclusief btw; de toeristenbelasting (2,50 € per persoon per nacht) evenals eventuele extra's en extra diensten worden apart gefactureerd.

Betalingswijzen

• 100% van het geschatte bedrag wordt betaald bij de ondertekening van het contract. Alle gebruikelijke betaalmiddelen worden geaccepteerd; in geval van bankoverschrijving moet de betaling noodzakelijkerwijs zijn ontvangen vóór de aankomst van de groep of de datum van het evenement.

• Voor elk privé-evenement is een geldige creditcard vereist als garantie, naast de vooruitbetaling.

• Betaling op factuur is niet toegestaan, tenzij een uitzondering is verleend door het management of een commercieel verantwoordelijke. In dat geval dient de factuur binnen 14 dagen na ontvangst te worden betaald.

In geval van betalingsachterstand gelden de volgende regels:

• Bij niet-betaling behoudt het hotel zich het recht voor om de gereserveerde zalen of kamers opnieuw toe te wijzen, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

Bankgegevens

• BIC : GEBABEBB

• IBAN : BE43 0017 4634 9301

• BTW : BE 0598.803.962

• Bedrijfsnaam: Van der Valk Hôtel Luxembourg

• Referentie: LUX-xxxxxx

3. Extra kosten

In geval van extra kosten die tijdens het evenement zijn ontstaan, dient het resterende saldo op locatie te worden voldaan voor vertrek.

4. Gastenlijst

De volledige lijst met deelnemers moet uiterlijk 15 dagen voor aankomst aan het hotel worden verstrekt, in het volgende formaat:

NAAM | VOORNAAM | AANKOMSTDATUM | VERTREKDATUM