Politique de réservation et annulation groupes et événements

Conditions applicables aux groupes (minimum 10 chambres) ainsi qu’aux événements privés, publics ou d’entreprise.

La présente politique fait partie intégrante des conditions générales de l’Hôtel et en complète la section « Paiements ». Pour tout point non expressément réglé ci-dessous, les conditions générales de l’Hôtel s’appliquent.

1. Politique d’annulation

Cette politique s’applique aux réservations de groupes à partir de 10 chambres ainsi qu’à tout événement privé, public ou professionnel. Toute annulation totale ou partielle (réduction du nombre de chambres ou de participants) entraîne des frais calculés comme suit :

Hébergement

• Jusqu’à 3 mois avant l’arrivée : 10 % du montant annulé est facturé.

• Jusqu’à 2 mois avant l’arrivée : 30 % du montant annulé est facturé.

• Jusqu’à 1 mois avant l’arrivée : 50 % du montant annulé est facturé.

• Jusqu’à 14 jours avant l’arrivée : 90 % du montant annulé est facturé.

• Moins de 14 jours avant l’arrivée : une tolérance de 10 % du nombre total de chambres confirmées peut encore être annulée sans frais, et ce jusqu’à la veille de l’arrivée au soir. Au-delà de cette tolérance de 10 %, ou pour toute annulation notifiée le jour même de l’arrivée, 100 % du montant est facturé.

Événement

• Jusqu’à 3 mois avant la date de l’événement : 10 % du montant annulé est facturé.

• Jusqu’à 2 mois avant : 30 % du montant annulé est facturé.

• Jusqu’à 1 mois avant : 50 % du montant annulé est facturé.

• Jusqu’à 14 jours avant : 100 % du montant annulé est facturé.

• Moins de 14 jours avant l’événement : une tolérance de 10 % du nombre total de participants confirmés peut encore être annulée sans frais, et ce jusqu’à la veille de l’événement au soir. Au-delà de cette tolérance de 10 %, ou pour toute annulation notifiée le jour même de l’événement, 100 % du montant est facturé.

2. Conditions de facturation et de paiement

Le montant facturé correspond au total validé à la signature du contrat. Ce montant peut être ajusté en fonction des services additionnels demandés par le client et fournis par l’Hôtel durant l’événement. Les prix sont indiqués en euros, TVA comprise ; la taxe de séjour (2,50 € par personne et par nuit) ainsi que les éventuels extras et services additionnels sont facturés en sus.

Modalités de paiement

• 100 % du montant estimé est réglé à la signature du contrat. Tous les moyens de paiement usuels sont acceptés ; en cas de virement bancaire, le paiement doit impérativement avoir été reçu avant l’arrivée du groupe ou la date de l’événement.

• Pour tout événement privé, une carte de crédit valide est exigée en garantie, en complément du prépaiement.

• Le paiement sur facture n’est pas autorisé, sauf dérogation accordée par la direction ou un responsable commercial. Dans ce cas, la facture est payable sous 14 jours à compter de sa réception.

En cas de retard de paiement, les règles suivantes s’appliquent :

• En cas de non-paiement, l’Hôtel se réserve le droit de réattribuer les salles ou chambres réservées, sans qu’aucune indemnité ne soit due.

Coordonnées bancaires

• BIC : GEBABEBB

• IBAN : BE43 0017 4634 9301

• TVA : BE 0598.803.962

• Nom de l’entreprise : Van der Valk Hôtel Luxembourg

• Référence : LUX-xxxxxx

3. Charges supplémentaires

En cas de frais supplémentaires survenus durant l’événement, le solde restant devra impérativement être réglé sur place avant le départ.

4. Liste des invités

La liste complète des participants devra être transmise à l’Hôtel au plus tard 15 jours avant l’arrivée, sous la forme suivante :

NOM | PRÉNOM | DATE D’ARRIVÉE | DATE DE DÉPART