Politique de réservation et annulation groupes et événements

Conditions applicables aux groupes (minimum 10 chambres) et aux événements privés, publics ou d’entreprise

1. Politique d’annulation

Cette politique s’applique aux réservations de groupes à partir de 10 chambres ainsi qu’à tout événement privé, public ou professionnel. Toute annulation totale ou partielle (réduction du nombre de chambres ou de participants) entraîne des frais calculés comme suit :

Hébergement

  • Jusqu’à 3 mois avant l’arrivée : 10 % du montant annulé est facturé

  • Jusqu’à 2 mois avant l’arrivée : 30 % du montant annulé est facturé

  • Jusqu’à 1 mois avant l’arrivée : 50 % du montant annulé est facturé

  • Jusqu’à 14 jours avant l’arrivée : 90 % du montant annulé est facturé

  • À partir de 14 jours avant l’arrivée : 10 % du nombre total de chambres confirmées peut être annulé sans frais. Toute chambre annulée au-delà de ce seuil est facturée à 100 %.

Événement

  • Jusqu’à 3 mois avant la date de l’événement : 10 % du montant annulé est facturé

  • Jusqu’à 2 mois avant : 30 % du montant annulé est facturé

  • Jusqu’à 1 mois avant : 50 % du montant annulé est facturé

  • Jusqu’à 14 jours avant : 100 % du montant annulé est facturé

  • À partir de 14 jours avant l’événement : 10 % du nombre total de participants confirmés peut être annulé sans frais. Toute personne annulée au-delà de ce seuil est facturée à 100 %.

2. Conditions de facturation

Le montant facturé correspond au total validé à la signature du contrat. Ce montant peut être ajusté en fonction des services additionnels demandés par le client et fournis par l’hôtel durant l’événement.

Modalités de paiement :

  • 100 % du montant estimé doit être réglé au moment de la signature du contrat.

  • En cas de non-paiement, l’hôtel se réserve le droit de réattribuer les salles ou chambres réservées, sans qu’aucune indemnité ne soit due.

  • Pour tout événement privé, une carte de crédit valide est exigée en garantie, en complément du prépaiement.

Coordonnées bancaires :

  • BIC : GEBABEBB

  • IBAN : BE43 0017 4634 9301

  • TVA : BE 0598.803.962

  • Nom de l’entreprise : Van der Valk Hôtel Luxembourg

  • Référence : LUX-xxxxxx

3. Charges supplémentaires

En cas de frais supplémentaires survenus durant l’événement, le solde restant devra impérativement être réglé sur place avant le départ.

4. Liste des invités

La liste complète des participants devra être transmise à l’hôtel au plus tard 15 jours avant l’arrivée, sous la forme suivante :

NOM | PRÉNOM | DATE D’ARRIVÉE | DATE DE DÉPART